Sistemas de Informação em Escritórios de Contabilidade

1 Introdução 
       Têm-se observado, nos últimos tempos, uma crescente complexidade das empresas no tocante à administração da informação. O alto nível de competitividade que as organizações enfrentam, a revolução tecnológica e a sempre crescente demanda por informações fidedignas e tempestivas, fazem as empresas sentirem necessidade de administrar um bom sistema de informação que subsidie a tomada de decisões e o cumprimento da legislação fiscal, legal e trabalhista.
       Os sistemas de informações informatizados em empresas contábeis têm sido importantes ferramentas de apoio para os gestores e colaboradores de tais empresas, conforme podemos observar: 
        A popularização dos programas, sistemas e equipamentos de informática veio a facilitar sobremaneira a atividade das empresas de contabilidade, tornando-se a mais importante das ferramentas na execução dos serviços. Atividades mecânicas e cansativas (...) hoje são executadas por computador, permitindo que o profissional dedique seu tempo a tarefas mais importantes e tecnicamente mais complexas (THOMÉ, 2001, p.131).  
       Transformações contínuas na informática têm provocado grande influência sobre o trabalho do contador. É uma profissão que tem sido ajudada muito com o advento de novas tecnologias. Há cerca de 20 anos, o contador preenchia seu tempo escriturando manualmente e mecanicamente livros de entrada, saída, apurações de tributos, registrando partidas dobradas manualmente, tendo dessa forma que gastar tempo e dinheiro com rotinas, em detrimento de análises e avaliações, prerrogativas da profissão (IUDÍCIBUS-MARION, 2006, p.46).
       Moscove e outros (2002, p.23) concluem dessa forma:
        A era da informação tem implicações para a contabilidade. Os contadores sempre trabalharam com informações sobre negócios, uma vez que seu papel é fornecer informações exatas e relevantes às partes interessadas em saber como organizações estão se saindo. 
     Com a tecnologia dos sistemas de informações atuais, os escritórios de contabilidade tornaram-se muito mais eficientes, realizam trabalhos de forma muito mais rápida e dinâmica do que há 20 anos, minimizando custos e erros.
     Podemos observar, através de anos de trabalho em escritórios contábeis, como um sistema de informações ineficaz foi responsável indiretamente pelo mau cumprimento de obrigações fiscais, trabalhistas e legais de empresas-clientes. Atrasos ou falta de declarações em tempo hábil, livros escriturados à mão e, portanto, feitos tardiamente, ineficiências de colaboradores, atrasos nas demonstrações contábeis e perda de dados e informações são exemplos comuns que empresas não informatizadas encaram.
     Devido a esses problemas mencionados, além de haver no meio acadêmico escassez de trabalhos sobre o assunto, o presente trabalho pretende elucidar pontos importantes a respeito de sistemas de informações em empresas prestadoras de serviços contábeis.
      Um sistema de informações eficaz em empresas do gênero deveria (BIO, 1996, p.97-98):
  1. Produzir informações realmente necessárias, em tempo hábil e confiáveis, atendendo aos requisitos operacionais;
  2. Integrar-se a uma estrutura de organização lógica e auxiliar a coordenação entre as diferentes unidades organizacionais por ele interligadas;
  3. Ter um fluxo total de procedimentos (internos e externos ao processamento) racional, integrado, rápido e de menor custo possível;
  4. Conter dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das informações de saída e adequada proteção aos ativos controlados pelo sistema.
      Conforme Lopes (2005, p.11), cita: “A sobrevivência das empresas prestadoras de serviços contábeis depende, principalmente, da dedicação, da competência administrativa, da excelência e da diferenciação do serviço oferecido”. Pode-se inferir o grau de comprometimento que uma empresa do gênero deve ter, não somente ao conhecimento geral (tributário, legal e trabalhista), mas também como esse conhecimento é administrado – com um bom sistema de informações.
      Tal abordagem representa um fiel cumprimento às premissas apregoadas pelo Código de Ética Profissional do Contabilista, dentre as quais podemos destacar, de exercer a profissão com zelo e diligência (Código de Ética Profissional do Contabilista, CRC, 2001).


1.1 Justificativa 
       Os Sistemas de Informação (S.I.) nas empresas são peças fundamentais nas quais seus gestores baseiam muitos de seus planos e estratégias, tendo os S.I também como meio de diferenciar a qualidade de serviços (ou produtos) disponibilizados aos clientes.
       No que se refere à qualidade de serviços, tomando como exemplo um escritório contábil, os benefícios proporcionado pelos S.I. são muitos, tendo em vista que na atualidade as empresas são obrigadas a detalhar informações a respeito de sua produtividade, de seus tributos pagos ou a pagar às esferas do governo, informações para tomada de decisão de gestores das empresas clientes do escritório etc.
       Orlandini (2007) conclui assim:
        Mais do que um modismo, a tecnologia deve ser compreendida como uma ferramenta, um dos diversos métodos para assegurar qualidade, competitividade, redução de custos e principalmente, satisfazer os desejos e anseios dos clientes, que são a verdadeira razão de ser das empresas. (Orlandini, 2007). 
       Num escritório contábil, a tecnologia empregada na prestação de serviços e o constante e profundo inter-relacionamento com diversas áreas da atividade humana (Direito, Economia, Administração) geram Conhecimento para empresas do ramo. Informação é matéria-prima do Conhecimento, e numa empresa de prestação de serviços contábeis, as informações podem ser fontes preciosas de Conhecimento.
       O atual contexto econômico é marcado pela revolução tecnológica e caracterizado pela Sociedade do Conhecimento. Isso mudou radicalmente o perfil de diversas empresas, e trabalhar com Conhecimento passa a ser chave para o sucesso de qualquer empreendimento. Antunes (2000) ressalta que na Sociedade do Conhecimento o recurso do Conhecimento é essencial, a máquina passa a substituir a força física humana na produção e a atividade econômica é baseada na prestação de serviços baseados no conhecimento dos que o possuem.



1.2 Objetivos 
       Os escritórios de contabilidade representam um importante papel no desenvolvimento das empresas, funcionam como mantenedores da saúde fiscal, financeira e de R.H. de seus clientes. Tal responsabilidade implica um elevado grau de ética e excelência de trabalho oferecido aos clientes, pois o mínimo de erro ou perda de informação podem acarretar diversos contratempos.
       Com isso, o objetivo do presente trabalho é demonstrar o funcionamento de um sistema de informação em empresas prestadoras de serviços contábeis, como e por quê elas o utilizam, como também os benefícios dele advindos.
       Para enriquecer o trabalho, foram realizados estudos de casos em dois escritórios contábeis localizados na cidade de Bebedouro, SP no período de Outubro de 2007.
1.3 Método de Pesquisa  
       O método de pesquisa no trabalho constitui-se de um estudo de caráter exploratório. Os métodos utilizados foram a Pesquisa Bibliográfica, Estudo de Caso e também através de observação e estudo sistemático do funcionamento prático nas empresas que serão alvo dos estudos de caso.
       Silva (2003, p.60) refere-se à Pesquisa Bibliográfica como o tipo de pesquisa que “explica e discute um problema com base em referências teóricas já publicadas em livros, revistas, periódicos, etc”.  Será utilizado tal tipo de metodologia a partir da leitura e consulta de autores de livros, artigos de revista, Internet etc. sobre o assunto. Esse tipo de pesquisa será usado para caracterizar em termos teóricos os Sistemas de Informação.
       Estudo de Caso – no presente Trabalho, especificamente nos capítulos dedicados ao funcionamento prático do sistema de informação, será demonstrado como um sistema funciona num escritório contábil na prática, e o que ele tem proporcionado aos administradores de tal empresa. A pesquisa foi feita em dois escritórios contábeis, no período de Outubro de 2007; as informações coletadas para os estudos de casos foram obtidas por meio da observação e foram utilizados os seguintes critérios para analisar a importância dos S.I nas empresas do gênero:
  • Atenção aos fatores críticos de sucesso de um S.I.;
  • Recursos físicos, número de dispositivos de S.I., tecnologia e segurança;
  • Velocidade e confiabilidade na obtenção de informações;
  • Competências individuais.


1.4 Estrutura do Trabalho 
       O trabalho será delimitado em capítulos que abordarão temas importantes e de relevância para a gestão da informação nas empresas contábeis, desde aspectos básicos sobre o entendimento acerca de um sistema de informação até seu funcionamento na prática. 
CAP 2. Conceito de Sistemas de Informações: este capítulo trata de desenvolver uma base teórica para o entendimento sobre como um Sistema de Informações funciona. Ao mesmo tempo, será explicado o contexto no âmbito de uma empresa contábil.  
CAP 3. RECURSOS E DISPOSITIVOS DE S.I. E SEGURANÇA: Neste capítulo serão descritos os recursos e dispositivos de S.I. que as organizações usam, assim como será abordada a importância de uma segurança sobre o S.I. para que os serviços aos clientes tenham sempre boa qualidade e informações confiáveis. 
CAP 4. ESTUDO DE CASO I – ESCRITÓRIO CONTÁBIL a: Neste capítulo será demonstrado o funcionamento de um Sistema de Informação de um escritório contábil. Será considerado neste estudo tudo o que foi trabalhado na fundamentação teórica deste trabalho para, dessa forma, obter referenciais de comparação entre a teoria e a prática.
CAP 5. ESTUDO DE CASO II–ESCRITÓRIO CONTÁBIL B: Este capítulo demonstra o funcionamento do S.I. em outro escritório contábil. Da mesma forma que o estudo de caso anterior, os referenciais de comparação entre a prática e a teoria serão obtidos também por meio deste estudo de caso. 
CAP 6. CONCLUSÃO


























2 CONCEITO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES 
       Um Sistema de informações (S.I.) é genericamente entendido como um conjunto organizado de recursos que coleta dados, transforma-os e dissemina as informações obtidas em uma organização para a utilização no processo de tomada de decisões de seus usuários finais (O´Brien, 2002).
       Um sistema pode compor-se de subsistemas, que se interdependem e formam um sistema maior. Nas empresas, de modo geral, pode-se observar diversos subsistemas, como o departamento fiscal, contábil, trabalhista, arquivo etc. e estes se interagem, formando o sistema maior (BIO, 1996, p.18). O departamento fiscal influencia o contábil através dos tributos que incidem sobre a Receita ou Resultado das empresas; o departamento trabalhista influencia o fiscal e o contábil, porque dos dados daquele setor dependem as informações que constam dos livros fiscais e contabilizações que influenciam a situação patrimonial e o Resultado da empresa. Assim como o próprio departamento trabalhista depende das informações do fiscal, pois vê-se que um empresa enquadrada no regime fiscal de microempresa paga menos tributos previdenciários.
       Seguindo a teoria de O´Brien, um S.I. funciona da seguinte forma, conforme pode-se visualizar na figura abaixo: 
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FIGURA 1 – S.I. Funcionamento básico.
Fonte: Adaptado de O´Brien, 2002, p.13. 
       A figura acima descreve o funcionamento de um S.I. Todo sistema recebe dados como entrada, e estes são processados para depois virarem informações.
       Os dados de entrada são transportados até o ponto de processamento, que pode utilizar meios manuais, mecânicos ou eletrônicos. O processamento envolve as operações imprescindíveis para registrar os dados e convertê-los em informações desejadas. Ele classifica, organiza os dados e efetua cálculos. A classificação dos dados é realizada por meio dos registros (organização de dados referentes a um mesmo fato) em arquivos (conjunto de registros).
       Pode-se explicar o ciclo do S.I. da seguinte maneira: 
        Entradadois conjuntos de dados devem entrar na máquina: o programa que diz à máquina como executar o trabalho e os dados a serem processados. Ambos os conjuntos entram no processamento por intermédio de um dos meios de entrada.
        Processamento: este é o trabalho básico do computador: cálculos, movimentação dos dados, arquivamento e recuperação de dados. Todo o trabalho de processamento é guiado pelos programas.
        Saída: em algum instante as informações têm de sair da máquina. Isto pode acontecer pela gravação das informações num disco, pela impressão de um relatório, enfim através de qualquer dos meios de saída. (Bio 1996, p.99).   
       Por exemplo, um conjunto de notas fiscais de compra e venda digitados (entrada) são organizados por um software, que calcula e organiza os dados (processamento), e este nos mostra como se comportou o patrimônio da empresa em determinado período através de um relatório, balancete, ou outra informação específica (saída).
       Obviamente, um S.I. não foi criado para si mesmo; existem usuários interessados nos resultados que ele oferece, ou seja, as informações. Estes usuários, por exemplo os clientes, precisam avaliar a performance de seus investimentos, analisar a situação patrimonial de suas empresas e também atender às exigências fiscais, trabalhistas etc. e isto requer uma tecnologia que possa suprir essa necessidade.
       Os usuários externos do S.I. são os clientes do escritório que representa suas empresas, os governos Federal, Estadual e Municipal que estão interessados em saber a respeito da arrecadação de impostos, os fornecedores dos clientes bem como os bancos, que precisam conhecer o histórico das empresas, a capacidade de pagamento, o capital de giro líquido analisando o Balanço Patrimonial, Fluxo de Caixa etc.
       Entre os usuários internos do S.I., podemos destacar o contador do escritório, que entre suas atribuições está a de zelar pelas firmas dos clientes, e isto só é possível analisando as informações. Os empregados também participam deste sistema, uma vez que são eles que dão entrada nos dados que se transformarão em informações posteriormente, por isso pode-se dizer que eles também são os usuários do S.I. do escritório.
       Um S.I. está inserido num contexto onde os fatores de produção das informações são influenciados pelo ambiente externo e interno. Na figura 2, pode-se compreender melhor como um S.I. em funcionamento num escritório de contabilidade sofre influência desses fatores. 
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FIGURA 2 – Usuários e situações externos influenciando o S.I. de uma empresa contábil
Fonte: Adaptado de O´Brien, 2002.
       Na figura 2, aparecem mais elementos que contribuem para a compreensão de um sistema de informação: além dos usuários externos (clientes, governo etc.), vê-se as situações econômicas e a administração da organização com um controle sobre o sistema, que recebem o feedback do S.I. Feedback é uma palavra de origem inglesa, que significa “realimentação”, ou seja, no contexto administrativo, “retorno” de informações.
        As informações geradas pelo sistema de informação são o retorno que a administração recebe para tomar decisões. Todavia, não só a administração da empresa contábil que tem o feedback, mas também os agentes externos à empresa, conforme visto na figura acima.
       Toda empresa sofre influência do ambiente, por isso diz-se que ela é um sistema aberto. Essa visão da empresa como um sistema aberto, como vê-se na Figura 2, evidencia as “diversificações e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa” (BIO, 1996, p.19).
       Isso obriga o empresário contábil a adotar uma postura de agente de mudança, sempre receptivo às constantes alterações que ocorrem na legislação fiscal e trabalhista. Acatar as novas exigências governamentais e utilizá-las no sentido de adequar os clientes a estas é um grande desafio que faz com que o empresário contábil deva estar constantemente atento ao ambiente.
       Além do exposto acima, o empresário que tem no S.I. uma ferramenta de eficiência para o escritório precisa considerar os fatores críticos de sucesso na administração da informática. Esses fatores, de acordo com Albertin (2001, p.76), “são áreas da organização que têm contribuição significativa e determinante para seu sucesso”. Esses fatores críticos são os seguintes, por ordem de importância: 
  1. Planejamento;
  2. Organização;
  3. Pessoal;
  4. Direção;
  5. Controle.

       O fator crítico Planejamento é o mais importante e serve como princípio para os demais fatores.  Divide-se em dois níveis: estratégico e operacional. O primeiro considera grandes projetos, altos investimentos e mudanças e inovações tecnológicas profundas. O segundo prioriza projetos menores e a manutenção do S.I. e identificação de novas necessidades constantemente. A participação ativa da gerência nessa etapa é imprescindível para a eficiência da empresa.
       Num escritório contábil, o nível estratégico pode ser representado pela necessidade de o S.I. em uso ser totalmente modificado para melhor atender às exigências do ambiente externo. Isso se deu no início dos anos 1990, quando os personal computers (Pc´s) passaram a fazer parte do cotidiano dessas organizações, o que fez os administradores mudarem o sistema de informação até então mecanizado para informatizado.
       No mesmo tipo de empresa, o nível operacional representa as atividades de conservação de equipamentos e informações (backups) e a necessidade de atualização dos softwares com os quais os usuários internos trabalham. Comumente, surge a necessidade de se atualizar um software do departamento fiscal ou trabalhista em virtude de haver mudança na forma de calcular ou apurar  um tributo.
       Seguindo com a explicação dos fatores críticos, a função Organização entende a estrutura organizacional da empresa como fator influente no sucesso de um S.I. A área administrativa e os demais departamentos devem ter participação ativa no funcionamento do sistema para identificar erros ou necessidades de aprimoramento, independentemente do nível hierárquico. Num escritório, os responsáveis pelos diversos departamentos que o componham devem continuamente apontar falhas no processamento dos dados, propor soluções para aumentar a velocidade do processo de obtenção de informações e assim por diante. Mais uma vez, a participação e o apoio da gerência são condições que merecem o apreço por parte dos administradores.
       O fator crítico Pessoal enfatiza as exigências de capacitação profissional tanto dos empregados que usam o S.I. como da própria administração da informática. No caso do seguimento de negócio em estudo, o contador-sócio seria representado também como a administração da informática, dado o porte pequeno que tal tipo de seguimento representa no País. É necessário, de acordo com esse fator crítico, “que seu pessoal tenha sempre perfeito domínio das tecnologias que estão sendo utilizadas, mas também que adquira competências novas” (Albertin, 2001, p.153). Num país em que a capacitação profissional é precária, o bom senso do contador-administrador deve ser sempre exercitado, e investir na capacidade técnica de seus empregados torna-se condição de vantagem competitiva. Qualquer erro por parte do responsável pela entrada de dados pode comprometer decisões ou obrigações de impacto para os clientes do escritório.
       No fator crítico de Direção, Albertini (2001, p.153) identifica a gerência de Tecnologia da Informação como fator crítico de sucesso. Esse fator se relaciona quanto à preparação e participação ativa da Direção nos processos de administração de informática. “Nesta participação está garantida que os demais participantes terão a orientação e as informações necessárias para a execução de suas tarefas.” (ALBERTINI, 2001, p.153). Em qualquer escritório de contabilidade, o responsável pela área de sistema de informações (geralmente o contador) delega a seus empregados as atribuições e tarefas destes, avalia a capacitação profissional deles, e aloca-os entre os diferentes níveis hierárquicos da organização.
       O último fator crítico, o de Controle, é o “estabelecimento de controles de desempenho e qualidade dos produtos e das atividades, tão eficientes como os já estabelecidos para as atividades operacionais” (ALBERTINI, 2001, p.154). O empresário contábil, ou se for o caso o administrador do S.I., deve dispor de controles que evitem a ocorrência de erros, que meçam a qualidade dos serviços prestados (como tempo de atendimento aos usuários das informações, a confiabilidade das informações), a capacidade técnica dos empregados, e os custos.
       Para aprofundar o estudo dos Sistemas de Informações, é mister apresentar seus recursos, dispositivos e segurança para que se possa, mais adiante, ser comparada a teoria com a prática, através dos estudos de caso deste trabalho.



















3 RECURSOS E DISPOSITIVOS DE S.I. E SEGURANÇA 
       Um Sistema de Informação consiste em cinco recursos principais: hardware,software, dados, redes e pessoas (recursos humanos). (O´BRIEN, 2002, p.21). É importante notar que em qualquer S.I. informatizado em funcionamento pode-se visualizar a inter-relação entre estes cinco elementos. A Figura 3 mostra a relação destes com o ciclo de um S.I.: 
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FIGURA 3 – Recursos de S.I. e sua relação simultânea com o ciclo do Sistema de Informação.
Fonte: Adaptado de O´BRIEN, 2002. 
       Antes de explicar isoladamente cada um destes recursos, merece apreço um comentário a respeito de sua interação com o S.I. Sabe-se que estes cinco elementos se relacionam com o ciclo do S.I. (entrada, processamento e saída). Dito de maneira sucinta e objetiva, as pessoas dão entrada com os dados através de equipamentos físicos –hardware – e o processamento é realizado por softwares que produzem as informações/serviços finais (saída) e, por conseguinte, são armazenados e disponibilizados a diversos usuários por meio das redes. A Administração (ou dependendo do porte da empresa, a área de Tecnologia da Informação), exerce o controle do desempenho do sistema.
       Focalizando esta interação num escritório contábil, cujo estudo é o escopo deste Trabalho, os trabalhadores do departamento fiscal, contábil ou trabalhista inserem, através de hardwares, os dados peculiares a estas áreas no sistema (entrada); estes, com a ajuda dos softwares, são transformados (processados) em informações finais (tais como impostos a pagar, balancetes, demonstrações sociais etc.) e estas serão utilizadas pelos usuários interessados, podendo fazê-lo também através das redes.
       Os recursos de hardware (1) são os dispositivos físicos com os quais a empresa utiliza para o processamento e armazenamento das informações. Não somente os computadores são recursos de hardware, mas também as mídias de dados, discos magnéticos, pendrives, etc. Exemplos de hardware em S.I. são os sistemas de computadores e periféricos de computador. Nos primeiros encontramos as Unidades de Processamento Central (U.P.C) com microcomputadores e dispositivos periféricos interconectados. No segundo grupo encontramos os mouses, teclados, monitores de vídeo, impressoras para saída das informações e discos magnéticos ou ópticos para o armazenamento dos dados.
       Os recursos de software (2) são os programas que os computadores utilizam para processar os dados e armazená-los e os que dirigem e controlam o hardware. Existemsoftwares de sistema, que são os programas operacionais, que controlam e apóiam as operações do computador (sistema operacional Windows, Linux etc.); softwares aplicativos, que são programas para fins determinados, como por exemplo, os utilizados para lançamentos contábeis e fiscais; e software de procedimentos, que são as instruções para utilização do sistema de informação na empresa.
       Os recursos de dados (3) são, de acordo com O´Brien (2002, p. 22), os bancos de dados e as bases de conhecimento. Os primeiros são os recursos que guardam os dados processados e organizados; os últimos guardam conhecimento em várias formas, como fatos sobre negócios bem-sucedidos. Em um escritório de contabilidade, conhecimento é gerado com muita amplitude. Por haver vários clientes ao longo dos anos, que possuem as mais variadas atividades econômicas, têm-se uma base de conhecimento sobre a evolução dos negócios destes – fracassos ou sucessos – o que pode dar a qualquer pessoa interessada em analisar essas informações subsídios para tomar decisões sobre negócios e “dar orientação especializada em assuntos específicos” (O´BRIEN, 2002, p.23).
       De acordo com o mesmo autor, dados são, por excelência, “matéria-prima dos sistemas de informação”. São fatos isolados ou observações sobre determinados eventos. São processados para depois virarem informações, que são nada mais que “dados convertidos em um contexto que lhes confere valor para usuários finais específicos”. As informações, reunidas ao longo do tempo, podem servir como base de conhecimento para decisões gerenciais. Por exemplo, pode-se obter conhecimentos úteis sobre estratégias demarketing através da análise das informações a respeito de preferências pessoais dos consumidores.
       Os recursos de rede (4) são os computadores, processadores de comunicação e outros dispositivos interconectados, como por exemplo, as intranetsInternet e extranets. Uma Extranet é uma parte da empresa que é estendida a usuários externos ("rede extra-empresa"), tais como representantes e clientes. Uma intranet é uma rede interna de computadores dentro das empresas (O´BRIEN, 2002, p.22). A Internet, juntamente com aextranet e a intranet tornam-se imprescindíveis aos escritórios de contabilidade, pois para se comunicar com clientes e enviar declarações às esferas de governo e abrir firmas torna-se necessário o uso da Internet; assim como a extranet para acessar informações restritas a computadores remotos de determinados clientes e a intranet para o manuseio das informações pelos diferentes departamentos do escritório de contabilidade.
       Os recursos de pessoas (5) podem ser compreendidos como os próprios trabalhadores que utilizam o S.I. para executar suas tarefas. É importante salientar que as pessoas que trabalham com sistemas de informações em escritórios contábeis devam ter pleno conhecimento e responsabilidade de seus deveres, estejam preparadas para trabalhar com os softwares aplicativos e, não menos imporante, que tenham conhecimento sobre legislação fiscal, contábil e trabalhista. Torna-se ineficaz qualquer escritório contábil que possua colaboradores sem domínio da legislação, que digitem dados que não representam a realidade factual. Para enfrentar este fator crítico, programas de especialização e treinamento nas áreas mencionadas devem ser rotina em empresas do ramo, considerando as constantes mudanças na legislação fiscal e trabalhista. É uma forma de o escritório ser mais eficiente e eficaz e garantir sua sobrevivência num mercado altamente competitivo.
       segurança, de acordo com os autores Laudon e Laudon, “refere-se a todas as normas, procedimentos e ferramentas técnicas usadas para salvaguardar os sistemas de informação contra acessos não-autorizados” (1999, p. 262). Está intimamente relacionada com o fator crítico controle.
       Com respeito à segurança em S.I. em escritórios contábeis, vê-se que para garantir a qualidade e o desempenho dele é necessário que haja proteção e controle para manterem dados e informações confiáveis dos clientes para o contador e os demais interessados nos serviços do escritório. É imprescindível a segurança sobre os S.I. informatizados, por serem sensíveis a quaisquer ameaças. É o que corrobora Laudon e Laudon: 
        Embora os sistemas de informação baseados em computador possam ajudar a resolver os problemas da empresa, eles são muito mais vulneráveis a outros tipos de ameaças do que os sistemas manuais. Eventos como incêndios ou falta de energia elétrica podem provocar grandes danos, porque muitos dos recursos de informação de uma empresa estão concentrados em um só lugar. (Laudon e Laudon, 1999, p. 261).  
       Exemplos de procedimentos de segurança de S.I. informatizados para escritórios podem ser representados como os controles físicos sobre as instalações, para evitar roubos ou danos diversos, softwares firewalls que impedem o acesso de pessoas não autorizadas na rede; o uso de senhas para identificação dos usuários, backups (cópias de segurança) que armazenam as informações e as recuperam num eventual acidente.











4 ESTUDO DE CASO I – ESCRITÓRIO CONTÁBIL A 
       o Escritório Contábil A foi fundado nos anos 1970. Desde então a empresa cresceu e atualmente é um dos principais escritórios de contabilidade da cidade de Bebedouro, SP. A empresa possui atualmente 18 colaboradores, entre os quais: 
  • Quatro são formados em Ciências Contábeis;
  • Dois formados em curso técnico de contabilidade;
  • Cinco cursam Ciências Contábeis e
  • Um cursa Administração de Empresas.

       São, portanto, doze colaboradores (67% do total) que trabalham na empresa e que têm conhecimentos específicos relacionados às atividades que a empresa exerce e possuem conhecimentos formais a respeito da profissão de contabilista. Destarte, as competências individuais relacionadas a conhecimento técnico influenciarão positivamente o funcionamento adequado do sistema de informação da empresa.
       A empresa atende clientes dos ramos da indústria alimentícia e vestuário, comércio atacadista e varejista (produtos agrícolas, concessionária de motos, comércio de confecções, armarinhos, sapatos, artigos para presentes, sorveterias, restaurante, hotel, empreiteiras de construção civil, postos de combustíveis), além de representantes comerciais, autônomos e produtores rurais. A empresa possui clientes em Bebedouro e toda a região: Sertãozinho, Barretos, Guaira, Jaboticabal, Ribeirão Preto, Terra Roxa, os quais perfazem cerca de 250 clientes.
       Com essa diversidade de atividades com as quais a empresa se envolve percebe-se que o trabalho necessário para satisfazer as necessidades dos clientes exige um eficiente sistema de informações.
       O Sistema de Informação é estruturado pelos departamentos da seguinte maneira: 
  • Administração: entre outras atribuições que lhe são pertinentes, uma pessoa é responsável pelo controle, manutenção, segurança e upgrade do S.I.; é representada pela Direção do Sistema de Informação da empresa e possui qualificação técnica em Informática e graduado em Ciências Contábeis;
  • Departamento Fiscal:
  • Recursos de hardware: quatro computadores e três impressoras matriciais;
  • Recursos de software: Software Aplicativo Phoenix da Contmatic aplicado à área Fiscal;
  • Recursos de pessoas: quatro colaboradores (destes, um é formado em Ciências Contábeis e um cursa este mesmo curso);
  • Departamento Contábil:
  • Recursos de hardware: quatro computadores e uma impressora matricial grande;
  • Recursos de softwareSoftware Aplicativo Phoenix da Contmatic aplicado à área Contábil;
  • Recursos de pessoas: quatro colaboradores, sendo um colaborador cursando Ciências Contábeis, um formado neste mesmo curso, um cursando Administração de Empresas e uma técnica em Contabilidade com 20 anos de experiência na empresa;
  • Departamento Pessoal:
  • Recursos de hardwaredois computadores e duas impressoras matriciais;
  • Recursos de softwareSoftware Aplicativo Phoenix da Contmatic aplicado à área Trabalhista;
  • Recursos de pessoasdois colaboradores, estando um deles cursando Ciências contábeis;
  • Departamento Financeiro: Não há computador neste departamento.
  • Recursos de pessoasHá um colaborador responsável que organiza o pagamento de todas as obrigações que as empresas clientes possuem e recebimento de honorários do escritório.
  • Arquivo: Há uma colaboradora que cursa Ciências Contábeis, arquiva todos os registros impressos em papel que os departamentos da empresa utilizaram (guias de tributos recolhidos, livros fiscais, contábeis etc.) e que serão guardados para histórico e futuras fiscalizações. Cada empresa possui suas respectivas pastas de abertura da empresa, obrigações sociais, federais, estaduais e municipais; compras, vendas, balancetes, entre outras.
       Uma sala comporta os servidores de Internet e Intranet. Através desta, como se depreende, os departamentos se interconectam, por meio de cabos conectados entre os computadores destes departamentos e os servidores (Recursos de Rede). 
       O Departamento Fiscal, entre outras atribuições, registra as notas fiscais de entrada (compras) e saída (vendas) das empresas clientes, e também para algumas empresas não obrigadas a escrituração contábil registra os pagamentos destas através de informações vindas dos departamentos Pessoal e Financeiro; tudo através de um software aplicativo da área fiscal. A partir destes dados, este departamento calcula alguns tipos de tributos e envia-os ao Departamento Financeiro para cobrá-los dos clientes.
       Posteriormente, os fatos econômicos registrados nas empresas a partir do Fiscal são integrados pelo Departamento Contábil que, por meio de outro software aplicativo voltado à contabilidade, processa essas informações geradas no Fiscal, e as estrutura com outros fatos econômicos, entre os quais aqueles gerados pelos departamentos Pessoal e Financeiro (provisões, pagamentos de duplicatas, guia de tributos recolhidos etc.). No departamento contábil, a situação patrimonial de cada empresa é consolidada, permitindo assim visualizar-se demonstrações financeiras, e enviar diversas declarações às esferas dos governos; pode-se informar fornecedores, instituições financeiras etc. acerca da posição financeiro-patrimonial dos clientes (ambiente externo influenciando o sistema de informação). Segue abaixo um resumo para fácil entendimento do S.I. do Escritório Contábil A: 
  • ENTRADA: registro de dados obtidos dos documentos fiscais dos clientes pelo Departamento Fiscal;
  • PROCESSAMENTO: realizado pelo Departamento Contábil; cálculo de impostos e contribuições sociais; consolida informações vindas dos departamentos Fiscal, Pessoal e Financeiro.
  • SAÍDA: Demonstrações Contábeis, entrega de declarações às esferas do Governo, informações às instituições financeiras, atendimento das obrigações fiscais, legais e sociais (a saída gerada pelo S.I. também pode ser interpretada como os serviços prestados pelo escritório).

       Os fatores críticos estão no escritório representados da seguinte maneira: 
  • Planejamento: uma pessoa responsável da Administração realiza a atualização dossoftwares, executa melhorias no sistema (upgrades) – verifica a necessidade de implantar novas tecnologias para suprir a demanda por melhor eficiência na obtenção de informações e segurança.
  • Organização: os colaboradores dos departamentos como um todo apontam eventuais falhas nos softwares e hardwares, e a Administração realiza o trabalho de upgrade.
  • Pessoal: não há treinamento para os colaboradores operarem os softwares ou o sistema de informação; as informações sobre a sua utilização são transmitidas aos colaboradores pela Administração, assim como a interpretação da legislação fiscal e trabalhista é a cargo desta.
  • Direção: A Direção de T.I., embora não formalmente assim chamada, é a própria Administração da empresa, que participa ativamente nos processos de decisão relacionados à gerência do sistema de informação (assim como, logicamente, às demais decisões de outras áreas).
  • Controle: o controle sobre o S.I. da empresa é executado através de backupssemanais, antivírus em todas as máquinas, avaliações periódicas do funcionamento adequado de todos os hardwares e softwares e proteção física.

       A Figura 4 demonstra o funcionamento do S.I. na organização. É possível, através dele, observar o relacionamento entre os ambientes externo (representado pelo fisco, fornecedores dos clientes, instituições financeiras, clientes, esferas dos governos) einterno, a atuação da Administração (Direção) e o relacionamento entre os departamentos da empresa: 
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FIGURA 4 – Esquematização do Sistema de Informação do Escritório Contábil A. 
       A empresa, ao longo de seu tempo no mercado, tem oferecido serviços de qualidade a seus clientes. Tais serviços, em empresas do ramo, implicam eficiência do sistema de informação. E uma das grandes preocupações da Direção da empresa está relacionada à estrutura da informação. São as informações que, através de seu armazenamento e posterior interpretação, subsidiarão tomadas de decisões importantes por parte dos clientes. Por exemplo, ao analisar um Balanço Patrimonial ou outra demonstração, o capital de giro que determinada empresa possui é suficiente para manter suas atividades ou ela deve recorrer a um financiamento? Qual o método de custeio que tem proporcionado menos impostos a pagar e qual o impacto de tal método no Resultado?
       Porém, seria interessante os empregados terem acesso facilitado às informações – e, por conseguinte, ao conhecimento – das diferentes áreas (fiscal, contábil e trabalhista) para que eles tenham uma visão holística das esferas em que as empresas estão inseridas, o que aumentaria a participação, motivação e até mesmo serviriam como eventuais “peças de reposição” quando alguém estivesse em período de férias.
       O Governo continua sendo o principal interessado nas informações geradas pelo sistema da empresa, como forma de controle tributário, e as atividades acabam se resumindo em cumprir fielmente os prazos estipulados para entrega de declarações, cálculos corretos de tributos a pagar (ou a recuperar), e posterior armazenamento das informações para cumprimento de obrigações acessórias (emissão de livros fiscais e legais) e eventuais fiscalizações.
       O S.I. acaba sendo, assim, uma ferramenta mais para o cumprimento de obrigações do que propriamente para tomada de decisão. 



























4 ESTUDO DE CASO II – ESCRITÓRIO CONTÁBIL B


       A empresa surgiu em 1981, possui aproximadamente 200 clientes, a maior parte pessoas jurídicas. Entre estes, a maioria é do setor de comércio, seguido de prestadores de serviços, e algumas do ramo industrial.
       A empresa possui oito colaboradores com seguintes divisões: 
  • Departamento Fiscal:
  • Recursos de Hardware: dois computadores, e duas impressoras multifuncionais;
  • Recursos de Software: programa Prosoft aplicado à área Fiscal (ambiente DOS);
  • Recursos de Pessoas: duas empregadas, sendo uma cursando Ciências Contábeis;
  • Departamento Pessoal:
  • Recursos de Hardware: um computador, com a mesma impressora do Departamento Fiscal, compartilhada;
  • Recursos de Software: programa JR Sistemas aplicado ao Departamento Pessoal;
  • Recursos de Pessoas: uma empregada, formada como técnica em contabilidade;
  • Recepção
  • Recursos de Hardware: um computador e uma impressora multifuncional (os mesmos usados pelo Departamento Fiscal);
  • Recursos de Software: Programa Prosoft (ambiente DOS);
  • Recursos de Pessoas: a mesma pessoa que faz uma parte do Departamento Fiscal;
  • Livro Caixa:
  • Recursos de Hardwareum computador, com impressora compartilhada também com o Departamento Fiscal;
  • Recursos de Software: Programa Prosoft aplicado à rotina fiscal (ambiente DOS);
  • Recursos de Pessoas: uma empregada;
  • Abertura de empresas:
  • Recursos de Hardware: o mesmo computador do Departamento Fiscal e a mesma impressora;
  • Recursos de Software: Programa CNPJ/Programa Gerador de Dados (PGD), para abertura das empresas – esfera Federal e Estadual;
  • Recursos de Pessoas: uma empregada (a mesma que faz uma parte do Departamento Fiscal e é recepcionista);
  • Arquivo:
  • Recursos de Hardware: não há computadores;
  • Recursos de Software: não há;
  • Recursos de Pessoas: nenhum empregado; todos arquivam adequadamente os documentos das empresas.

       Há um office boy para atender os clientes, que faz cobranças, busca as notas fiscais, recebe os impostos.  
       Funciona da seguinte maneira o S.I. nesta empresa: há seis computadores, todos ligados na rede; um servidor fica num computador onde esta maquina tem que estar ligada para os computadores do S.I. e os softwares poderem funcionar perfeitamente, podendo entrar nos arquivos para prosseguir a sua função de cada funcionário, de cada departamento, onde se relaciona com perfeição (Recurso de Rede). Todos os usuários internos do S.I. registram as informações e elas são armazenadas centralizadamente no servidor.  É usado o programa Prossoft de que é utilizado a parte fiscal e livros-caixa integrados; e o programa JR, que é usado pelo Departamento Pessoal.
       As empresas clientes não realizam demonstrações financeiras (não utilizam a Contabilidade), por serem optantes do Simples Nacional ou Lucro Presumido.
       No arquivo são armazenados os documentos de abertura das empresas, as guias de tributos pagas, notas fiscais de entradas e saídas, talões fiscais, documentos do departamento pessoal etc.
       A internet (outro Recurso de Rede) é muito útil para usar o site das receitas federal e estadual, onde se pode tirar, enviar e consultar informações contábeis e fiscais das empresas que o escritório processa.
    O ambiente externo é representado pelos seguintes interessados:
  • Esferas dos governos federal, estadual e municipal: o S.I. da empresa possibilita o envio de declarações e demonstrações sociais e econômicas das empresas - DIPJ, GIA, DACON, DCTF;
  • Bancos (instituições financeiras), interessados em analisar os relatórios fiscais das empresas clientes;
  • Fornecedores, interessados em conhecer o capital de giro dos clientes.

       O S.I. do Escritório Contábil B funciona assim: 
  • Entrada: registros das notas fiscais de compras e vendas dos clientes, guias de tributos pagas; registros de fatos econômicos dos clientes relacionados com o Departamento Pessoal;
  • Processamento: cálculos de tributos a pagar; escrituração fiscal;
  • Saída: declarações aos governos Federal, Estadual e Municipal; livros fiscais; pode-se entender a saída do S.I. como os serviços prestados aos clientes.

       Os fatores críticos da empresa estão assim dispostos: 
  • Planejamento: não há planejamento formalmente estabelecido;
  • Organização: os colaboradores participam no processo de melhoria do sistema, apontando falhas, e um técnico em informática – alheio ao escritório – implementa as modificações;
  • Pessoal: os procedimentos sobre como operar hardwares softwares são transmitidos entre os próprios funcionários;
  • Direção: é representada pelo contador da empresa;
  • Controle: há antivírus em cada computador para evitar que as informações se danifiquem; firewalls para impedirem a entrada de pessoas intrusas na rede; realizam-se periodicamente backups (cópias de segurança) que, através de discos rígidos, armazenam todas as informações geradas pelo S.I. ao longo do tempo.

       O escritório B, assim como o A, utiliza o S.I. para cumprimento de obrigações junto às esferas do governo. Isso não quer dizer que o S.I. seja neste caso inútil, pelo contrário. Sem tais recursos, o funcionamento adequado das empresas se torna moroso e ineficiente.
       O S.I. apresenta aspectos positivos, como o controle, segurança, S.I. informatizado. Contudo, o software Fiscal/Livro Caixa é ainda em ambiente DOS, o que implica falta de interatividade e obsolência. Além disso, o técnico que opera eventuais problemas é externo, o que possivelmente consumirá tempo e despesas se acontecer algo, além de não haver planejamento em questões relacionadas a sistemas de informação. 





























CONSIDERAÇÕES FINAIS


       Como se pôde observar nas rotinas das empresas contábeis analisadas, suas atividades estão majoritariamente orientadas para atender ao Governo, com o Fisco atuando de forma a conhecer o montante de tributos que as empresas devem, e os escritórios tendo que realizar o cumprimento de obrigações acessórias dos clientes: emissão de livros fiscais e contábeis, declarações ao Governo, etc.
       Idealmente, poder-se-ia utilizar o Sistema de Informação da Contabilidade para tomar decisões nas empresas, porém, é preciso que as mesmas emitam documentos fiscais para que a objetividade seja cumprida. Assim, o S.I. seria utilizado em sua função mais elevada, quer seja facilitar a tomada de decisão. Isto não acontece na prática.
       Ainda assim, qualquer escritório de contabilidade precisa trabalhar com sistemas de informação bem estruturados, sob pena de incorrer em multas por atrasos de trabalho e ineficiência e ineficácia da empresa como um todo.
       Os escritórios A e B utilizam o S.I. para os seguintes propósitos: cumprimento em tempo hábil das obrigações com os governos; cálculos acurados de tributos; digitação de dados; tomadas de decisão (em escala menor); arquivamento de todos os tributos pagos pelas empresas, de livros fiscais, entre outros documentos.
       Os benefícios proporcionados pelo S.I. às empresas estudadas são os seguintes: economia de tempo e custos; eficiência e eficácia dos escritórios; satisfação dos clientes em relação à qualidade dos serviços prestados; melhor acesso às informações dos clientes, entre outros benefícios.
       A correta utilização do S.I. implica capacitar funcionários não apenas para operaremsoftwares, mas conhecerem a legislação com fácil acesso a esta, investir em upgrades, buscar informações junto a empresas do ramo, bem como conhecer as necessidades dos clientes.
       A limitação deste trabalho se relaciona a um acesso mais aprofundado nos escritórios estudados. Por razões de ética empresarial, nem todos os “defeitos” das rotinas de Sistema de Informação dos escritórios puderam ser revelados, mesmo referindo-se a estas empresas com pseudônimos.
       Para estudos futuros, sugere-se um estudo sobre como sistemas de informações em escritórios contábeis têm apoiado as tomadas de decisões em micro empresas e empresas de pequeno porte, considerando que estas empresas contribuem com a maior parte da riqueza gerada no País e a grande maioria de seus proprietários ainda vêem os escritórios apenas como porta-vozes do Governo. Subsidiar a tomada de decisões nestas pequenas empresas seria um grande diferencial competitivo para os escritórios contábeis. 






























Referências 
ALBERTIN, Alberto Luiz. Administração de Informática: funções e fatores críticos de sucesso. Colaboração de Rosa Maria de Moura. 3.ed. São Paulo: Atlas, 2001. 162p. 
ANTUNES, Maria Thereza Pompa. Capital Intelectual. São Paulo: Atlas, 2000. 139p.
BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996. 183p.
Código de Ética Profissional do Contabilista, CRC 2001. 13p. 
FIGUEIREDO, Sandra; FABRI, Pedro Ernesto. Gestão de Empresas Contábeis. 1.ed. São Paulo: Atlas, 2000. 271p.
IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à Teoria da Contabilidade para o Nível de Graduação. 3.ed. São Paulo: Atlas, 2002. 288p.
LAUDON, Kenneth C; LAUDON, Jane Price; Tradução: Dalton Conde de Alencar.Sistemas de Informação. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999. 389p. 
Leão, Nildo Silva. Custos e Orçamentos na Prestação de Serviços. 1.ed. São Paulo, Novel, 1999. 116p.
LOPES, Andréa Regina Ubeda. A Qualidade dos Serviços Contábeis como Ferramenta de Gestão para as Empresas Contábeis. Contabilista cidadão: um direito, um dever de todos nós! Revista CRC São Paulo, n. 153, p. 10-11, fev. 2005.
MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução à Administração. 6ª ed. São Paulo: Atlas, 2004. 434p.
MOSCOVE, Stephan A.; Simkin, Mark G.; Bogranoff, Nancy A.; Tradução: Geni G. Goldschmidt. Sistemas de Informações Contábeis. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 458p.
O´Brien, James A. Tradução de Cid Knipel Moreira Sistemas de Informação e as Decisões gerenciais na Era da Internet1. ed. São Paulo: Ed.Saraiva, 2002. 526p.
ORLANDINI, Leandro. A Importância dos Sistemas de Informação. Bonde. 2007. Disponível em: http://www.bonde.com.br/colunistas/colunistasd.php?id_artigo=1646. Acesso em: 21 abr. 2007.
SÁ, Antônio Lopes de. Ética Profissional. 5.ed. São Paulo: Atlas, 2004. 260p.
SILVA, Antônio Carlos Ribeiro. Metodologia de Pesquisa Aplicada à Contabilidade.São Paulo: Atlas, 2003. 181p.
Thomé, Irineu. Empresas de Serviços Contábeis: Estrutura e Funcionamento. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2001.178p.


















APÊNDICES 


















APÊNDICE A – Apresentação linha Contmatic de softwares aplicativos para Fiscal, Contabilidade e Departamento Pessoal.


imageimage
































APÊNDICE B – Campos para inserção de dados de notas fiscais de compras dos clientes.


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APÊNDICE C – Os dados das notas fiscais transformados em informações.  



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APÊNDICE D – Campos de dados cadastrais dos clientes do escritório. 
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Autor:Crico

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